ERP è l’acronimo di Enterprise Resource Planning, che in italiano si traduce in pianificazione delle risorse aziendali. All’interno delle aziende, da quando l’informatica ha iniziato a comparire negli uffici, il metodo di lavoro prevedeva inizialmente strade distinte per le varie aree, quali contabilità, approvvigionamento, human resources e aspetti puramente finanziari.  Erano a tutti gli effetti dei processi distinti che alla fine non interagivano mai tra di loro e questo a lungo andare costituiva un limite per le imprese. Per superare l’impasse, ad oggi, abbiamo a disposizione nuove tecnologie studiate per integrare le forze presenti all’interno di un organico.

Tra le nuove tecnologie presenti sul mercato, solo alcune sono in grado di offrire un valore aggiunto alle imprese, tra queste chi si distingue dalla massa è il software ERP, la soluzione giusta per creare reciprocità tra le procedure attuate ogni giorno, creando un ecosistema fluido. Vedremo, in che modo i membri di ciascun reparto aziendale possono venire a conoscenza degli incarichi ricoperti dai colleghi di altre divisioni. In gergo tecnico si parla di organizzazione inter-funzionale, in cui l’intrecciarsi dei compiti è un chiaro segnale di multidisciplinarità e di una gigantesca produttività. 

Il sistema ERP può sembrare un concetto complesso ma in realtà non lo è affatto. Infatti vi rientrano strumenti molto comuni, quali la posta elettronica e le piattaforme di messaggistica interna: un enorme bacino a cui possono attingere computer, tablet e smartphone situati all’interno della rete aziendale. Dunque non avere un ERP in azienda, porta sicuramente ad una minore competitività, ma in base a cosa conviene scegliere la soluzione giusta? Andiamo in ordine.

Alla scoperta di un sistema ERP

Un sistema ERP è una business application; ERP come accennato sopra, sta per Enterprise Resource Planning, la definizione potrebbe far pensare ad un solo e unico software, ma il significato corretto è quello di suite poiché siamo davanti ad un insieme di programmi che in gergo sono detti moduli, dato che si possono collegare tra loro e averli così tutti in un unico ambiente.

Dal punto di vista imprenditoriale, il sistema ERP costituisce un filo conduttore che annoda i vari comparti, dal magazzino agli acquisti, per e-commerce e in punti fisici, passando per la distribuzione e il rapporto con il personale fino alla produzione e la gestione della contabilità. Si tratta dunque di un’infrastruttura con infinite potenzialità, che è facilmente accessibile a tutti e che si può adattare ad ogni singola realtà, a seconda delle esigenze e delle dimensioni delle aziende.

Ma la vera domanda è: come funziona? Il fattore comune è la repository, un database che divide in tabelle i metadati, le informazioni che indicano il contenuto dei documenti. Lo scopo di chi adotta un sistema ERP è quello di risparmiare tempo e risorse, trovando un immediato vantaggio sia a livello strategico che nel coordinamento dei progetti in corso d’essere. Il sistema ERP supporta i manager nel prendere decisioni in maniera più razionale e rapida e li affianca nel capire dove intervenire per migliorare eventuali punti deboli in azienda, prima che sia troppo tardi.

Affidarsi a un sistema ERP significa abbracciare una filosofia che valorizzi i lavoratori, mettendoli in primo piano. Offrire possibilità di condividere idee, suggerimenti, ma anche critiche e difficoltà, riduce al minimo la possibilità di equivoci e fraintendimenti all’interno di un team. Per chiarire meglio i concetti esposti, è utile raccontare brevemente la storia del sistema ERP, che inizia oltre mezzo secolo fa, negli anni ’60, il cui utilizzo era quello di tenere sotto controllo l’inventario e la merce a disposizione.

Sistema ERP – le componenti applicative di un ERP

Macchinari elementari, a cui sono seguiti i cosiddetti MRP (Material Requirements Planning) ossia la possibilità di articolare la richiesta di rifornimenti. Da lì la necessità delle aziende è aumentata sempre di più, fino ad arrivare all’intera produzione e ad includere report e questioni amministrative. Soltanto agli inizi degli anni ’90 iniziò a formarsi l’idea di un sistema ERP più vicina a quella odierna. Da allora sono avvenuti numerosi cambiamenti, in particolare nelle dinamiche di spesa, dato che le preferenze dei consumatori si modificano con crescente velocità.

Un modus operandi che ha portato una valutazione soprattutto a proposito della sostenibilità. Come? Se la domanda è mutevole, un trend è quello di non accumulare scorte perché gli avanzi sono spesso distrutti, generando un danno per l’ambiente. In questo caso il sistema ERP interviene con il fine di evitare sprechi diventando quindi il cervello dell’azienda. L’architettura che si delinea è formata da un server centrale, contenente il database descritto in precedenza, e una serie di terminali che si appoggiano ad esso. Un quadro apparentemente standard che offre una moltitudine di opportunità che proiettano al di là delle normali logiche di business. Vediamo di approfondire.

ERP: a cosa serve?

Un sistema ERP all’avanguardia ha un archivio online continuamente aggiornato in cui non vi è la presenza di doppioni o difformità. Un aspetto fondamentale è dato dall’implementazione di machine learning o apprendimento automatico, che consiste nella modalità con cui le macchine conoscono il mondo. Attraverso le tecniche di intelligenza artificiale (AI) si ottiene un’efficiente automatizzazione dell’intera filiera con la quale misurare progressi ed eventuali ostacoli. Partendo dunque dall’inventario, fino ai servizi finali, il sistema ERP funge da collante e si relaziona con i vari attori coinvolti, dagli interni ai fornitori, suggerendo di volta in volta i più idonei.

Un aspetto interessante dell’applicazione è l’inventario, che ne esce rivoluzionato tramite apposite dashboard, pannelli di controllo progettati a partire da alcuni criteri stabiliti. Prima si parlava di “suite”, l’ossatura del sistema ERP articolata in moduli: questi ultimi, a loro volta, presentano la gamma di attività che ogni sezione deve svolgere. Per quanto concerne il rapporto con i clienti, a rendere tutto più facile sono appositi algoritmi sviluppati per confrontare il numero degli ordini con la capacità produttiva del nostro business. A dialogare tra loro sono due funzioni: il Customer Relationship Management e la Supply Chain, basata sulla logistica. Sostanziale in tale prospettiva lo Human Capital Management, un altro degli strumenti supervisionati dal sistema ERP, che si occupa, tra le altre cose, di stipendi e recruiting.

Alcuni tasselli applicativi di un sistema ERP

Un ulteriore aspetto tutto da esplorare è il cloud, l’archiviazione in spazi condivisi, una soluzione vincente con cui il sistema ERP può mettere in comunicazione con vendor e altri interlocutori. Fondamentale, per la riuscita dell’apparto, è una proficua collaborazione unita a una certa flessibilità e alla non avversione per la tanto ambita digital transformation. Il sistema ERP serve, a tracciare il percorso degli oggetti, con l’inserimento degli IoT (Internet of Thing o Internet delle cose), prodotti intelligenti che si devono sincronizzare con i device presenti in ufficio.

Per far si che il sistema ERP sia funzionale, deve sapersi adattare ad eventi esterni e a cambi di direttive dovuti alle scadenze da rispettare. In via definitiva si punta a un’ottimizzazione, che gli esperti chiamano Business Process Reengineering (BPR) e che velocizza le azioni relative al bilancio o ad altri settori critici. Si possono ottenere così in breve tempo le risposte che cerchiamo e ci rimangono le energie necessarie per sperimentare nuove fonti di reddito.

Quali sono i vantaggi di un sistema ERP?

I vantaggi che può offrire un sistema ERP sono numerosi e danno l’occasione per svilupparsi sul proprio mercato di competenza. Il vostro management può avere un forte upgrade, con il minimo sforzo per quanto attiene alle aggiunte di codice, che sono rarissime. Che sia una multinazionale o una PMI, l’alleggerimento sarà guardato di buon occhio sia dai responsabili di sede che dai coordinatori d’area, i quali noteranno che il sistema ERP ha lo scopo di standardizzare le operazioni quotidiane.

Un aspetto fondamentale è dato dall’integrazione dell’artificial intelligence che rende l’organico subito pronto agli imprevisti; ad esempio, le HR potranno individuare in anticipo i problemi, prima che si palesino, sulla base dell’andamento descritto dal sistema ERP. Infatti tutte le iniziative dei dipendenti saranno letteralmente scansionate e le loro performances monitorate secondo parametri condivisi. Questo avverrà attraverso le apposite interfacce regalando a ciascuno una maggiore soddisfazione nel portare a termine le consegne.

Ugualmente, i datori di lavoro avranno feedback precisi su quanto fatto nei propri stabilimenti e, rendendo automatici soprattutto i processi ripetitivi, ci sarebbe più spazio per dedicarsi ad altre attività. L’impianto innovativo consente, in seconda istanza, di visionare una panoramica dei movimenti economici, da qualsiasi postazione e di osservare il mantenimento degli standard prefissati. La modularità che caratterizza il sistema ERP si presta ad una sua adozione graduale, infatti si possono acquistare soltanto le parti necessarie con l’intento eventualmente di implementarlo quando se ne presenterà l’occasione, evitando così grossi investimenti iniziali.

Differenze tra un Sistema ERP e un Gestionale

In cosa, allora, un sistema ERP si distingue da un “normale” software gestionale? Sicuramente la differenza sostanziale va cercata nelle prestazioni elevate del primo che lo rendono competitivo su diversi fronti, mentre il secondo ha focus più ristretti. L’interazione tra persone di formazione eterogenea è il cavallo di battaglia del sistema ERP da cui discendono la ricerca sui materiali, la quantificazione dei costi da sostenere e le buone pratiche da appoggiare.

Dalla sua, come anticipato:

  • tende a massimizzare le tempistiche;
  • mostra una propensione a certificare la qualità di beni e servizi;
  • è provvisto di capacità di sintesi attraverso il contributo della data science;
  • assicura una maggiore gestione dei flussi o work flow di grandi dimensioni.

E in tutto questo il software gestionale quando entra in gioco? Entra nel momento in cui, per determinate circostanze, vanno pensati applicativi con delle funzioni specifiche e ne comportino privilegi in termini di precisione e accuratezza. Necessario è comunque l’apprendimento a fondo del gestionale da noi selezionato in modo da farlo fruttare al meglio. Una piccola o media impresa, in particolare, può inserirsi nel proprio terreno di riferimento scegliendo solo alcuni pacchetti che non sono integrati come quelli del sistema ERP.

Per capire in che direzione muoversi, diventa nevralgico l’aiuto di un partner o consulente che può suggerire l’itinerario da percorrere. Il campanello d’allarme verso un gestionale e un ERP è, in primo luogo, un rallentamento riscontrato nei dispositivi aziendali solitamente usati. Indizi di questo tipo non possono che incentivare un’intesa duratura che può coinvolgere i nostri affari per almeno un decennio.

Tuttavia non esiste un piano univoco che vada bene per tutti, ma bisogna ragionare adeguando il digitale a noi e non viceversa: il management ne uscirà rinnovato se individuiamo quello che fa per noi, come se fossimo in un negozio. La fama acquisita può non essere sufficiente senza l’ausilio di un sistema ERP o da un gestionale ed è opportuno che entrambi siano facili da apprendere.

Centrale, a questo proposito, è la “user experience”, ovvero l’approccio dell’utente che deve essere accompagnato nelle molteplici fasi, senza che finisca per perdersi. Con un gestionale tradizionale questo avviene in compartimenti stagni nelle singole unità, mentre con un sistema ERP prende forma l’immagine dell’industria 4.0, simbolo di innovazione e di un’interconnessione mirata. Per concludere, se il sistema ERP è l’ideale per una mappatura generale, il gestionale si attiene, in poche parole, a necessità più contingenti.

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